Buchhaltung ist ein wichtiges Thema für Unternehmen sowie selbstständige Personen.
Gerade zu Beginn bei der Gründung einer Firma bringt die Software zahlreiche Vorteile mit sich. Auch in Österreich kann und will niemand an einem Programm zur Buchhaltung verzichten.
Bevor man sich für eine Buchhaltungssoftware in Österreich entscheidet ist es sinnvoll sich einen Überblick über Kosten, Vorteile, Aufgaben/Einsatzmöglichkeiten sowie die einzelnen Anbieter in Österreich zu machen. Bei der Wahl der geeigneten Software für die Buchhaltung kann ein Test einzelner Programme oder die Beratung durch einen Steuerberater weiterhelfen.
Dadurch lässt sich ungemein Zeit und Aufwand ersparen. Zudem gibt es viele unterschiedliche Anbieter, welche die Suche erschweren können. Aus diesem Grund sollte man sich vor dem Kauf über verschiedene Dinge informieren, um von den Vorteilen profitieren zu können.
Das Thema Buchhaltung ist eher lästig, gehört jedoch zu den Pflichten eines jeden Unternehmens. Die Software kann bei der Umsetzung helfen. Worauf es zu achten gilt und welche Vorteile eine Buchhaltungssoftware im Jahr 2020 mit sich bringt, wird im folgenden Artikel erklärt.
Was ist eine Buchhaltungssoftware?
Unter Buchhaltung versteht man alle Aufgaben, die in den Bereich des Rechnungswesens fallen. Genauer gesagt geht es hier um das externe Rechnungswesen. Im Grunde genommen werden sämtliche Geschäftsvorfälle zusammengefasst und gebucht. So haben Unternehmen und Selbstständige stets eine gute Übersicht über aktuelle Rechnungen sowie offenen Forderungen.
Bei der Buchhaltungssoftware sieht es etwas anders aus. Hierbei handelt es sich um eine Software, welche Ein- und Ausgaben digital erfasst. Im Prinzip wie bei der einfachen Buchhaltung, nur online. Deswegen ist das Programm vor allem bei Selbstständigen und kleinen Unternehmen unverzichtbar.
Genutzt wird es meist zur Ermittlung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Die Software zur Buchhaltung übernimmt dabei verschiedene Aufgaben und wertet erstellte Berichte aus. Ideal für Behörden und das Finanzamt. Je nach Anbieter kann die Buchhaltungssoftware unterschiedliche Funktionen erfüllen.
Die Hauptaufgabe einer jeden Buchhaltungssoftware ist die Erfassung sämtlicher Ein- und Ausgaben des Unternehmens. Der Aufbau des Programms richtet sich nach deren Nutzung. Die Funktionen eignen sich für jede Branche.
Selbst Freiberufler und Einzelunternehmen können von den Vorteilen profitieren. Im Falle einer Steuerpflicht lässt sich diese im Programm vermerken. Weiterhin ist die Erstellung einer Umsatzsteuererklärung möglich. All diese Infos werden über elektronischem Weg zum Finanzamt weitergeleitet. Weitere Funktionen und Aufgaben werden später erklärt.
Wozu wird die Software zur Buchhaltung benötigt?
Wie oben bereits erwähnt wird es zur Erfassung der Ein- und Ausgaben benötigt. Das kann Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferungen oder Forderungen beinhalten. Mithilfe des Programms soll vor allem Zeit gespart werden, die gerade zu Beginn einer Unternehmungsgründung Mangelware ist. Unter anderem lässt sich die Software in zwei unterschiedliche Bereiche einteilen:
- -> Online-Software
- -> Offline-Software
Bei der Offline-Variante handelt es sich um die am meisten genutzte Art der Buchhaltung. Das Produkt wird vielmehr im Handel gekauft und auf den PC installiert. Deswegen gilt das Offline Produkt als besonders risikoarm. da nur Besitzer Zugriff darauf haben können.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit die Aufgaben online zu bearbeiten. Diese Variante wird immer beliebter und bringt den ein oder anderen Vorteil mit sich. Alle Daten zwecks Speicherung werden auf einem Server des Anbieters gespeichert.
Benötigt wird lediglich der Zugriff und schon kann mit der Buchhaltung gestartet werden. Selbst bei Naturkatastrophen und Ausfall von Servern sind die Daten geschützt. Außerdem ist es leichter die Software zu updaten. Bei Programmen aus der Box ist es nicht möglich.
Vorteile der Software zur Buchhaltung
Dank einer Buchhaltungssoftware ergeben sich zahlreiche Vorteile für den Selbstständigen oder ein Unternehmen. Schon bei der Auswahl sollte man auf bestimmte Dinge achten, um so gut wie möglich davon profitieren zu können. Folgende Vorteile kann das Programm mit sich bringen:
- 1) Durch die Software lässt sich viel Zeit sparen. Enorm wichtig für Gründer eines Unternehmens.
- 2) Außerdem lässt sich der Arbeitsaufwand auf der wesentliche reduzieren. Das Programm nimmt viele Prozesse ab und erleichtert die Arbeit.
- 3) Ohne die Software können Dinge schnell vergessen werden. Versäumnisse oder Fehler lassen sich hierdurch vermeiden.
- 4) Regelmäßiger Überblick über alle wichtigen Zahlen. Zudem ermöglichen Updates und verschiedenen Funktionen eine bessere Übersicht über die Gesamtsituation.
- 5) Hauptsächlich lässt sich durch die Software zur Buchhaltung Geld einsparen, der möglicherweise bei einem Steuerberater gelandet wäre.
Wie lässt sich die passende Software zur Buchhaltung finden?
Auf der Suche nach einer geeigneten Buchhaltungssoftware können viele Fragezeichen entstehen. Unterschiedliche Anbieter sowie umfangreiche Funktionen können schnell unübersichtlich werden. Um bei der Entscheidungsfindung helfen zu können, werden im Folgenden alle notwendigen Dinge erwähnt, die beim Kauf eine Rolle spielen.
- -> Preis-Leistungs-Verhältnis
- -> Voraussetzungen für das eigene System
- -> Schnittstellen für den Austausch von Daten
- -> Größe des Unternehmens sowie Umfang
- -> Offline- oder Online-Produkt
- -> eigenständige Buchhaltung oder in Kombination mit Steuerberater
Diese Aufgaben muss eine Buchhaltungssoftware können
Wie oben bereits erwähnt ist jedes Unternehmen abhängig von den buchhalterischen Aufgaben. Ohne sie ist es nicht möglich Gewinne und Verluste genau zu dokumentieren. Außerdem wird sie für die jährliche Bilanz benötigt. Deswegen sollte die Software mindestens folgende Dinge können:
- 1) Schreiben von Rechnungen
- 2) Erfassung von Belegen
- 3) Buchung von Ein- und Ausgängen
- 4) Absetzung der Abgaben
Außerdem gibt es nicht nur eine, sondern mehrere Methoden zur Gewinnermittlung. Dazu gehört zum Beispiel die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, auch einfache Buchführung genannt. Bei der Gewinn- und Verlust-Rechnung hingegen handelt es sich um eine doppelte Buchführung. Weitere Aufgaben können unter anderem die elektronische Datenübertragung zum Finanzamt sein.
Besonders praktisch wird die Software, wenn die Aufgaben automatisiert im Hintergrund ablaufen. Lästiger Papierkram gehört somit der Vergangenheit an. Mit nur wenigen Klicks ist die Arbeit erledigt, welches einiges an Zeit erspart.
Die monatlichen Abwicklungen zur Buchhaltung können somit in kürzester Zeit und viel Aufwand erledigt werden. Nicht zu vergessen werden dürfen die Kosten für einen Steuerberater, die dadurch vermeiden werden.
Diese Aspekte sollten beim Kauf berücksichtigt werden
Beim Kauf gibt es auf eine Menge Dinge zu achten. Diese Aspekte können bei der Kaufentscheidung helfen.
1) persönliche Anforderungen
Nicht jede Software ist gleich. Das trifft ebenfalls auf die Anforderungen der Unternehmen zu.
Selbstständige benötigen zu Beginn weniger Funktionen als ein kleines bis mittleres Unternehmen. Das sollte auch bei der Auswahl der Buchhaltungssoftware beachtet werden. Deswegen sollte man sich folgende Fragen stellen:
- Wo wird die Software eingesetzt?
- Welche Aufgaben muss das Programm erledigen?
- Was soll in Zukunft damit bearbeitet werden?
- Flexibilität?
2) Größe des Unternehmens
Die Anzahl der Mitarbeiter sowie die Größe des Unternehmens dürfen bei der Auswahl nicht vernachlässigt werden. Deswegen sollten folgende Fragen berücksichtigt werden:
- Wie groß ist das Unternehmen?
- Wie viele Mitarbeiter werden beschäftigt?
- Für wie viele Personen soll das Programm arbeiten?
- Sollen mehrere Firmen damit verwaltet werden?
3) Offline / Offline
Generell besteht die Möglichkeit eine Software Offline zu kaufen oder sie über einen externen Server des Anbieters zu verwenden. Beide Varianten haben ihre eigenen Vor- und Nachteile.
Jedoch ist die Online-Variante eher für mittlere bis große Unternehmen geeignet. Bei möglichen Änderungen werden die entsprechenden Maßnahmen gleich in die Tat umgesetzt. Offline Produkte eignen sich überwiegend für sehr kleine Unternehmen oder Selbstständige, die am Beginn ihrer Karriere sind. Ebenfalls helfen können folgende Fragen:
- Welche Funktionen muss die Software erfüllen?
- Benötigt es eine einfache oder doppelte Buchführung?
- Reicht ein Rechner aus oder muss es an verschiedenen Orten erreichbar sein?
- Mobilität?
4) Leistungsumfang
Der letzte Punkt befasst sich mit dem Leistungsumfang der Software zur Buchhaltung.
Ein gutes Programm muss vor allem viele kaufmännische Arbeiten im Bereich des Finanzwesens abnehmen. Darunter zählt unter anderem das automatisierte Buchen und Kontieren, die Gewinnermittlung durch GuV oder EÜR, die Voranmeldung der USt sowie eine gute Übersicht über die finanzielle Lage.
Anbieter für Buchhaltungssoftware in Österreich
Sobald es an den Kauf eines Programms geht stehen verschiedene Anbieter zur Auswahl. Aufgrund der Vielfalt und unterschiedlichen Funktionen kann man schnell die Übersicht verlieren. Jedoch gibt es auch etablierte Unternehmen, auf die man setzen kann.
Dazu zählen beispielsweise:
- => Sevdesk
- => Haude
- => Eurofibu
- => BMD Business
- => RZL Software
- => Sage Business
- => SAP
Hilfreich ist zudem der Support. Bei Fragen und Probleme können sämtliche Hindernisse schnell aus dem Weg geräumt werden.
Fazit
Buchhaltung ist ein ernst zu nehmendes Thema und muss in jedes Business integriert werden. Ohne eine anständige Buchhaltung lässt sich kein Unternehmen führen. Deswegen kann eine Software einen großen Teil dazu beitragen.
Zur Verfügung stehen Online- und Offline-Produkte. Beim Kauf ist es wichtig auf Dinge wie Größe des Unternehmens, Funktionsumfang sowie Einsatzgebiet zu achten. Außerdem sollte eine Software zur Buchhaltung in der Lage sein alle möglichen Ein- und Ausgänge zu verbuchen. Im Großen und Ganzen lässt sich mithilfe des Programms einiges an Zeit, Kosten und Aufwand ersparen. Wer sich für den Kauf interessiert, sollte die oben genannten Punkte berücksichtigen.